Hinter den Kulissen: Die Kunst der Eventregie
Wo laufen bei einem Event die Fäden zusammen, wer gibt vor, wo was wann passieren soll – richtig, das geschieht in der Regie.
Um einen besseren Einblick in die Welt der Regie zu haben, sind wir auf Laura Schäffler, einer langjährig erfahrenen Regisseurin zugegangen und haben sie genau zu diesem Thema befragt.
Frage: Welche Aufgabe hat die Regie bei einer Veranstaltung generell?
Laura: Eine Eventregie hat die Aufgabe, den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung - im Speziellen den Ablauf des Programms auf der Bühne - sicherzustellen und die verschiedenen Elemente zu koordinieren.
Die Regie kann und sollte bereits bei der Planung und Organisation eines Events und / oder eines Bühnenprogramms integriert werden. Dies umfasst die Festlegung des Zeitplans, die Koordination der Technik und verschiedener Programmpunkte und die Sicherstellung, dass alle benötigten Ressourcen vorhanden sind.
Ich kommuniziere als Regisseurin mit allen Beteiligten, den Künstlern, den Technikern und anderen Teammitgliedern. Damit wird sichergestellt, dass jeder über seine Aufgaben und den Ablauf informiert ist, sodass beim Event nichts schief geht. Die Einhaltung des Zeitplans, die Realisierung des Programmablaufs, … all das sind dann die Aufgaben, wenn es los geht.
Das inkludiert auch eine Regiebesprechung, die Einrichtung und Koordination der technischen Systeme, das Staging mit Rednern und natürlich auch die Proben.
Laura: Es gibt zusätzlich noch das hybride und das rein digitale Event, die dafür genutzt werden Veranstaltungen stattfinden zu lassen, auch wenn eine persönliche Zusammenkunft nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.
Es ist eine Kombination von Live-Event und virtuellem Event, die es Veranstaltern ermöglicht Teilnehmer persönlich und digital an einem Event teilhaben zu lassen.
In der Umsetzung erfordert es eine genaue Planung, um wirklich alle Teilnehmer einzubeziehen. Spezielle Technologien (Live-Streaming, virtuelle Konferenzplattformen und interaktive Tools) und Infrastruktur (Studio, stabile Internetleitung, etc.) werden vorausgesetzt.
Digitale Events:
Diese Events finden ausschließlich online = digital statt. Die technischen Anforderungen sind identisch zu denen eines hybriden Events.
Frage: Hinter jedem Event sollte ein einheitliches Konzept stecken – welche Möglichkeiten gibt es dabei, um die Dramaturgie besser in Szene zu setzen?
Laura: Ist mir das Konzept mit allen Inhalten bekannt, dann kann man gemeinsam eine Inszenierung erarbeiten, die auch technisch umsetzbar ist.
Es fängt bei der Storyline an. Wen bucht man für die Bühne? Interne oder externe Redner? Eine Kombination? Welche Message soll vermittelt werden? Wer soll angesprochen werden? Benötigt es Expertise von Extern? Macht ein Showact Sinn? Müssen die Leute unterhalten werden, nachdem sie überwiegend frontal beschallt und informativ gefüttert wurden? Muss das Programm durch Interaktion mit dem Publikum wie z.B. Gruppenaktivitäten oder Breakout-Sessions aufgelockert werden?
Und dann kommen noch Medien (z.B. Präsentationen mit viel Inhalt und wenig Worten) hinzu, die im Veranstaltungs-CI produziert sein sollten und passende Musik für Einlass, Auf- und Abgang, Ehrungen, etc.. Die Gestaltung der Bühne inkl. Medienflächen, die Beleuchtung und andere Elemente können dann dazu beitragen, eine Atmosphäre zu schaffen, die das große Ganze unterstützt.
Frage: Welche medialen Inhalte werden gerne genutzt, um das Storytelling zu verbessern?
Laura: Oh, hier gibt es einige Möglichkeiten, die eingesetzt werden können.
Fangen wir mit Videos an. Kurze Clips, Interviews mit Teilnehmern oder Sprechern, Behind-the-scenes-Material und Live-Übertragungen sind effektive Möglichkeiten, um das Geschehen des Events einzufangen und weiterzugeben. Neben den Bewegtbildern gibt es noch Bilder und Fotos. Diese fangen die Atmosphäre des Events ein, zeigen lustige, spannende oder wichtige Momente und Emotionen der Teilnehmer und können dann zum Beispiel auf Social Media eingesetzt werden. Die Verwendung von Hashtags und die aktive Einbindung von Plattformen wie Twitter, Instagram, Facebook und LinkedIn ermöglicht es den Teilnehmern, Inhalte zu teilen und damit die Reichweite des Events zu vergrößern. Das Event noch weiter zu propagieren geht natürlich auch mit Hilfe eines Live-Streamings. Über YouTube, Facebook Live, Twitch oder der eigenen Plattform können Teilnehmer das Event mitverfolgen, ohne vor Ort sein zu müssen.
Für die virtuellen Teilnehmer können interaktive Inhalte eingebaut werden. Umfragen, Gewinnspiele, die Möglichkeit selbst Kommentare zu schreiben oder virtuell zu Wort zu kommen… die Liste ist lang.
Frage: Auf welche Punkte ist bei digitalen Inhalten also bei Streaming Events ganz besonders zu achten?
Laura: Wenn ich nur durch die Regie-Brille schaue, dann muss man sich immer fragen: Wie lange kann ich selbst einem Redner folgen? Wie oft brauche ich selbst eine Pause? Was muss ich tun, um den Gast zurück an den Laptop zu bekommen und zu fesseln? Muss hier auch mal etwas in Richtung Entertainment gedacht werden?
Es stecken in jedem Event Zeit und Geld. Der Kunde möchte Botschaften teilen, Inhalte vermitteln, Schulungen durchführen etc. Man kann die Personen, die angesprochen werden, aber nicht sehen. Es gibt wenig Kontrolle darüber, wie intensiv sie den Stream verfolgen.
Und natürlich sind Umfragen, Wordclouds, Live-Zuschaltungen etc. kein Garant dafür, dass das Event ein Erfolg wird, aber sie helfen dabei, den Zuschauer nicht zu verlieren.
Die übertragenen Bilder müssen eine gute Qualität haben und die Medien sollten ansprechend sowie auf das Wichtigste reduziert sein. Zu viel Text, zu kleine Schrift, pixelige Bilder,… sind ein No-Go.
Neben diesen gibt es aber natürlich noch einige Punkte auf die geachtet werden muss, die die Regie nicht mittelbar betreffen. So sollten zum Beispiel der Zugang zu der Plattform einfach und ein technischer Live-Support vorhanden sein.
Laura: Es wir ein Regieplan erstellt, der alle wichtigen Inhalte und Anforderungen beinhaltet. Das ist aber nicht zu verwechseln mit einem Ablaufplan, da dieser in der Regel Informationen beinhaltet, die keine Relevanz für die Technik haben.
Jeder Operator findet im Regieplan eine eigene Spalte in der minutiös getaktete Anweisungen aufgeführt sind, was wann zu tun ist.
In einer Regiebesprechung wird dieser durchgesprochen – im besten Fall vor Einrichtung der Systeme, sodass jeder Operator weiß was vorzubereiten ist.
Je detaillierte dieses Dokument ist, umso weniger Steine gibt es über die man stolpern kann.
Frage: Wenn man einen Plan entwickelt, dann kann man diesen vor der Veranstaltung auch durchspielen – wie wichtig sind aus deiner Sicht Proben?
Laura: Proben sind wie vorhin bereits erwähnt elementar! Es ist am Ende des Tages nichts anderes als ein großes Orchester, welches nur dann richtig funktioniert, wenn jeder nach dem Briefing sein Instrument spielen kann. Spielt die Geige einen Takt zu langsam, setzt die Klarinette falsch ein. Und das kann nicht funktionieren, ohne dass das Stück mehrfach durchgespielt wurde.
Mich wundert auch immer noch, wie oft man die Zeit für Proben streicht, aber eine fehlerfreie Inszenierung erwartet. Monatelange Planung können entweder erfolgreich umgesetzt werden oder auch nicht. Und das hängt teilweise nur von ein paar Stunden Zeit ab, die es bedarf, um denen Sicherheit zu geben, die die Knöpfe drücken müssen – und damit meine ich die Techniker. Oft genug habe ich erlebt, dass man zum Beispiel den Video-Operator verantwortlich macht, weil das Video nicht „au point“ kam, er aber genau dieses Szenario vorher nie durchgespielt hat. Durchsprechen ist das eine, etwas proben und verinnerlichen ist etwas ganz anderes.
Laura: Mhh, das ist gar nicht so leicht zu beantworten. Wenn nach dem Format gefragt ist, dann sicher die hybriden Events, weil man sie in 2 unterschiedlichen Zuschauergruppen beachten, also in 2 Welten denken muss. Man muss Bilder in die digitale Welt entsenden, die die Emotionen zeigen, die die Gäste vor Ort erleben. Sie müssen mit einbezogen werden, ohne dass die Live-Teilnehmer gelangweilt werden. Die Redner müssen sowohl in die Kamera als auch in den Saal sprechen. Das Livebild muss evtl. auf den Medienflächen im Saal gezeigt werden. Die Teilnehmer zuhause brauchen aber die Inhalte und wollen auch den Redner sehen. Da muss man zweigleisig denken.
Hybride Events sind anspruchsvoll und herausfordernd. Ich glaube das reizt mich so sehr.
Frage: Wie wird sich deiner Ansicht nach die Regie von Events in der Zukunft weiterentwickeln?
Laura: Also ich bin kein Hellseher, aber Corona hat uns gezeigt, wie schnell man sich auf Veränderungen einstellen und Systeme – und damit meine ich nicht nur technische - umstellen muss.
Der Plan B kann und sollte direkt mitgeliert werden. Plant man ein Live-Event und ein Redner kann aus unterschiedlichen Gründen nicht kommen, schaltet man ihn zu.
Mit ein wenig Vorlauf ist das System schnell aufgebaut, eine Kamera plus -mann gebucht und schon läuft alles wie geplant, nur umgeplant. Natürlich ist es dann kurz hektisch, aber war das nicht schon immer irgendwie so?! Nur anders?
Die technologischen Fortschritte werden uns begleiten und es kommen noch mehr dazu.
Interaktivität ist ein wichtiger Baustein. Aber auch Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) sollte oder muss man auf dem Schirm haben.
Das Thema „Nachhaltigkeit“ ist seit einigen Jahren wichtiger denn je. Und die Zeit, in der man sich nicht persönlich treffen durfte, hat gezeigt, dass es auch nicht immer sein muss. Aus ökologischer und ökonomischer Sicht. Das es auch andere, gegenteilige Argumente für Live-Events gibt, steht außer Frage.
Ich denke es ändert sich einiges. Aber Veränderungen sollte man immer offen gegenüberstehen und den möglichen Nutzen für das Event sehen.
Vielen Dank für diese Einblicke in die Welt der Regie – hierdurch erkennt man sehr schnell, wie wichtig die Arbeit hinter den Kulissen bei einer Veranstaltung ist.
Wer mehr über Laura und ihre Arbeit erfahren möchte findet weitere Details unter https://regie.events
